Voor wie zijn deze instructies bedoeld?
Deze instructies zijn bestemd voor het personeel op het verkooppunt dat cosmetische producten die door Natury voor dat doel zijn gefabriceerd, portioneert.

DOEL
Het doel van de aanbevelingen in dit document is ervoor te zorgen dat cosmetische producten die op het verkooppunt worden geportioneerd, veilig zijn voor de consument. Hiervoor is het noodzakelijk dat deze instructies worden opgevolgd door het personeel op het verkooppunt dat de cosmetica decanteert.

VOORGESCHIEDENIS
Het Spaanse Agentschap voor Geneesmiddelen en Medische Hulpmiddelen (AEMPS) publiceerde in april 2021 de “Instructie betreffende de activiteit van het portioneren van cosmetische producten”. Hiermee werd iets meer duidelijkheid verschaft over wat wordt beschouwd als een cosmetisch product dat bestemd is om te worden geportioneerd en wat de belangrijkste instructies zijn om dit portioneren uit te voeren.
Het document benadrukt ook de noodzaak dat het verkooppunt beschikt over door de fabrikant verstrekte instructies over hoe het portioneren moet worden uitgevoerd, afhankelijk van het product. En daarom bieden wij vanuit Natury dit document aan als handleiding voor de verkooppunten om te proberen waarborgen dat het cosmetische product dat in het verkooppunt wordt geportioneerd, veilig is voor de consument.

DEFINITIES
Cosmetisch product Natury bestemd voor portionering (PCDF): cosmetisch product dat ter plekke wordt geportioneerd en verpakt volgens de instructies van Natury (cans). Verkooppunt: fysieke vestiging waar het cosmetische product wordt geportioneerd en aan de consument ter beschikking wordt gesteld.
Verkoopeenheid: cosmetisch product dat op het verkooppunt is geportioneerd en door de consument wordt meegenomen

INSTRUCTIES
• Bewaar- en opslagcondities
Zowel de cosmetische producten die bestemd zijn voor portie-gewijze verdeling geleverd door Natury, als de verkoopelheden die het resultaat zijn van deze verdeling op het verkooppunt, moeten worden opgeslagen in overeenstemming met de volgende vereisten:
    – Bewaren op een koele en droge plaats.
    – Vermijd direct contact met de grond.
    – Vermijd plotselinge temperatuurschommelingen die de stabiliteit van het product kunnen aantasten.
    – Stel het product niet bloot aan temperaturen hoger dan 35ºC en lager dan 3ºC.
    – Stel het product niet bloot aan direct zonlicht.
    – Schik de producten dusdanig dat ze geen overmatige druk op elkaar uitoefenen en daardoor de verpakking en/of de dichtheid ervan in gevaar brengen.
• Levensduur van de PCDF en de verkoopunit
De houdbaarheid of minimale houdbaarheidsdatum van het product dat bestemd is voor herverpakking (can) is, indien de verpakking niet is geopend, 24 tot 36 maanden, afhankelijk van het product. In geval van opening voor herverpakking is de houdbaarheid 1 jaar vanaf de datum van de eerste opening (PAO). Zoals aanbevolen door het Spaanse Agentschap voor Geneesmiddelen en Medische Hulpmiddelen (AEMPS), is de houdbaarheid van de verkoopeenheid die de consument koopt (herverpakt product) 3 maanden vanaf de datum van aankoop of herverpakking.
• Reinigings- en onderhoudsinstructies voor het doseersysteem.
Natury cosmetische producten die bestemd zijn voor portionering op het verkooppunt, worden naar behoren afgesloten geleverd en vergezeld van een doseringssysteem of kraan. Deze kraan wordt door het personeel van het verkooppunt geplaatst, uitsluitend wanneer wordt gestart met het portioneren.
Met betrekking tot het doseringssysteem of de kraan moet rekening worden gehouden met de volgende aspecten:
    – Voor elke PCDF levert Natury een doseersysteemunit (kraan).
    – Op het verkooppunt zal uitsluitend dit doseersysteem worden gebruikt.
    – Het doseringssysteem mag op geen enkel moment van de PCDF (canister en/of “Bag in Box”) worden verwijderd, behalve wanneer het gebruik van het product wordt beëindigd. Dit het geval bij het opraken van de inhoud van de verpakking of bij het verstrijken van de houdbaarheid van het product.
    – Kranen die nog niet in gebruik zijn genomen voor fractionering, moeten tot het gebruik op een schone en hygiënische plaats worden bewaard.

• Hygiëneregels op het verkooppunt
Natury-verpakkingen die bestemd zijn om het geportioneerde product (verkoopteenheid) te bevatten, moeten zo worden opgeslagen dat het binnendringen van stof en andere externe elementen wordt voorkomen. Het wordt aanbevolen om de verpakkingen ondersteboven of in een plastic zak op te slaan. Als de lege verpakkingen in de winkel worden uitgestald, moeten deze goed afgedekt blijven totdat ze worden gebruikt voor het portioneren.
Er worden maatregelen genomen om het risico op externe besmetting van het verkooppunt te verlagen:
    – Tapijten
    – Fysieke gordijnen of luchtgordijnen die de binnendringing van stofdeeltjes en/of insecten bemoeilijken.
    – Het verkooppunt correct schoonmaken en desinfecteren, met nadruk op de zones waar het portioneren plaatsvindt.
    – Dat de zones op het verkooppunt die bestemd zijn voor het portioneren zich zo ver mogelijk van de ingang en de uitgang van het etablissement bevinden.
• Handhavingsvoorwaarden Voor de Natury-jerrycans: Eerst moet de zwarte dop worden verwijderd en moet de jerrycans snel opnieuw worden afgesloten met het doseersysteem (kraantje) dat door Natury wordt geleverd. Het product moet zo kort mogelijk worden blootgesteld aan de omgevingslucht van het verkooppunt. Zodra het kraantje is aangebracht, moet de jerrycan op zijn definitieve plaats in het verkooppunt worden gezet volgens de instructies in de vorige paragraaf “Bewaar- en opslagomstandigheden”.
Voordat de afdeling plaatsvindt, zal er een visuele inspectie worden uitgevoerd van de te vullen verpakking om te verzekeren dat er geen resten stof of vuil in het algemeen zijn.
Daarna wordt overgegaan tot het portioneren waarbij blootstelling van het product aan de omgevingslucht zoveel mogelijk wordt vermeden. Daartoe wordt ervoor gezorgd dat de te vullen verpakking zich dicht bij de kraan bevindt, maar zonder hiermee direct in contact te komen.
Zodra het portioneren is voltooid, wordt de verkoopeenheid voor de consument snel afgesloten. Daarnaast wordt gecontroleerd of er geen productresten in het aanzetsysteem zijn achtergebleven en zo ja, dan worden deze resten verwijderd met behulp van een zeem of steriele doek.
Tenslotte wordt de verkoopteenheid die door de consument wordt aangeschaft, geëtiketteerd in overeenstemming met de instructies in de volgende paragraaf.
• Verpakkingen Natury
De verpakkingen die Natury aanbiedt voor het portioneren van de daarvoor bestemde producten, zijn onderworpen aan een onderzoek om hun compatibiliteit met het cosmetisch product aan te tonen, zoals gedetailleerd in de Europese Cosmeticaverordening 1223/2009.
Om deze reden raadt Natury verkooppunten aan om uitsluitend deze verpakkingen te gebruiken. Indien het verkooppunt en/of de consument besluit om andere verpakkingen te gebruiken zonder deze aanbevelingen op te volgen, is dit op eigen verantwoordelijkheid.
• Etikettering op de door de consument aangeschafte verkoop eenheid
De volgende informatie wordt ten minste vermeld:
    – Productnaam of referentie ter identificatie ervan
    – Naam en adres van de verantwoordelijke persoon
    – Nominale inhoud van het product
    – Lotnummer
    – Minimum houdbaarheidsdatum van het product
    – Speciale voorzorgsmaatregelen voor gebruik
    – Naam en adres van de verantwoordelijke persoon
Al deze informatie, met uitzondering van de nominale inhoud die wordt bepaald door het portioneren op het verkooppunt, is beschikbaar op het etiket van het product dat bestemd is om te worden geporteerd (door Natury geleverde jerrycan).
• Verbodsbepalingen
    – Verbod op het overgieten van het cosmetische product in een andere verpakking dan die van de eindklant.
    – Het is verboden ingrediënten aan het product toe te voegen.
    – Het is verboden de verpakkingen bij te vullen. Met uitzondering van verpakkingen waarvan Natury aangeeft dat deze bestemd zijn om te worden bijgevuld en instructies geeft over hoe deze verpakkingen moeten worden gereinigd.
    – Het is verboden om het product op het verkooppunt op een andere manier te bewerken dan is aangegeven door de opsplitsing van Natury.
    – Het is verboden om cosmetische producten te portioneren die niet bestemd zijn om te worden geportioneerd.

Kortingsbonnen:

Gebruikers met exclusiviteit voor de bulkverkoop kunnen geen kortingsbonnen toepassen aangezien hun prijzen uniek zijn. Mocht er een exclusieve bon voor hen worden uitgebracht, dan zal dit elektronisch aan hen worden gecommuniceerd.

Document opgesteld door de Technische Dienst van Natury

Kenm./Versie: AN-01-CC-13 / 00